Die Arbeitgeber sollten berücksichtigen, dass das Jahr 2023 das erste Jahr sein wird, in dem eine sogenannte “Auto-Einschreibung” im Rahmen der sog. Mitarbeiterkapitalplänen (welche unter der Abkürzung „PPK“ in Polen funktionieren) erforderlich sein wird, , wobei gemäß dem Gesetz über Mitarbeiterkapitalpläne vom 4. Oktober 2018 erfolgt (nachstehend “PPK-Gesetz”) der 1. April 2023 als Stichtag für die erste “Auto-Einschreibung” vorgesehen ist. Die oben genannte Frist für die “Auto-Einschreibung” ist für alle Arbeitgeber gleich, unabhängig davon, wann sie der Verpflichtung zur Anwendung der Mitarbeiterkapitalpläne (nachfolgend PPK)  unterworfen wurden.

Der Begriff “Auto-Einschreibung” ist weit zu verstehen, d.h. bezieht sich nicht nur auf die automatische Einschreibung in das PPK-System von Personen, die bereits vor dem Abschluss der PPK-Vereinbarung in ihrem Namen und zu ihren Gunsten aus dem PPK-System auf die Beteiligung an PPK verzichtet haben (dies betrifft Personen aus der Altersgruppe 18 – 55 Jahre, d. h. Personen, die automatisch und nicht auf Antrag in das PPK-System einzuschreiben sind), sondern auch auf Wiederaufnahme der PPK-Zahlungen für diese PPK-Teilnehmer, die erst nach Abschluss der jeweiligen PPK-Vereinbarungen aus dem PPK-System ausgeschieden sind.

Es ist dabei zu beachten, dass gemäß dem PPK-Gesetz alle bestehenden Erklärungen der Mitarbeiter über den Verzicht auf die Zahlung von PPK-Beiträgen (d.h. welche vor dem 1. März 2023 abgegeben wurden) am Ende Februar 2023, d.h. am 28. Februar 2023 ihre “Gültigkeit” verlieren. Die Mitarbeiter der Altersgruppe 18-55 Jahre unterliegen demnach der “Auto-Einschreibung”, auch wenn sie in der vorangehenden Periode eine Erklärung über den Verzicht auf die Zahlung von PPK-Beiträgen abgegeben haben, und der Arbeitgeber sollte grundsätzlich für diese Person und in ihrem Namen eine PPK-Vereinbarung abschließen, was wiederum der Verpflichtung gleichkommt, die PPK-Zahlungen für diese Person zu berechnen, einzuziehen und zu leisten. Dies gilt auch für die Mitarbeiter der oben genannten Altersgruppe, die während der Teilnahme am PPK-Programm eine Erklärung über Verzicht auf die Zahlung von PPK-Beiträgen abgegeben haben (d.h. wenn der Arbeitgeber im Namen und zu Gunsten dieser Personen eine PPK-Vereinbarung abgeschlossen hat, diese Personen aber nach einiger Zeit vom PPK-Programm, durch Abgabe einer entsprechenden Erklärung, “ausgetreten” sind) – für diese Personen nimmt der Arbeitgeber die Zahlungen an PPK im Rahmen der “Auto-Einschreibung” wieder auf.  Dies schließt jedoch nicht aus, dass Personen in der Altersgruppe 18-55 Jähre neue Erklärungen über den Verzicht auf die Zahlung von PPK-Beiträgen abgeben können, wobei diese Erklärungen frühestens am 1. März 2023 wirksam abgegeben werden können, damit keine “Auto-Einschreibung” erfolgt.

Beschäftigte in der Altersgruppe von 55 – 70 Jahren fallen hingegen nur dann unter die “Auto-Einschreibung”, wenn sie beim Arbeitgeber einen Antrag auf Abschluss einer PPK-Vereinbarung in ihrem Namen und zu ihren Gunsten stellen. Personen, die vor dem 1. April 2023 das 55. Lebensjahr vollenden, werden nur dann in das “Auto-Einschreibung”  einbezogen, wenn sie bis Ende Februar 2023 einen Antrag auf Abschluss einer PPK- Vereinbarung durch den Arbeitgeber in ihrem Namen (im Falle von Personen, die noch keine PPK-Teilnehmer sind) oder einen Antrag auf Einzahlung in die PPK (im Falle von PPK-Teilnehmern) stellen. Dies bedeutet, dass bei den oben genannten Arbeitnehmern, die keine PPK-Teilnehmer sind, ein Antrag auf Abschluss einer PPK-Vereinbarung, und bei PPK-Teilnehmern, die während des PPK-Programms auf die Einzahlungen verzichtet haben, ein Antrag auf Einzahlungen in PPK erforderlich ist. Stellt ein Mitarbeiter, der über 55 Jahre ist, erst nach Februar 2023, z. B. erst im April 2023, einen Antrag auf Einzahlungen in PPK, muss der Arbeitgeber ihn nach den allgemeinen Regeln berücksichtigen.

Da die Altersgruppe der über 70-Jährigen nicht an dem PPK-Programm teilnehmen kann, gilt für diese Gruppe von Arbeitnehmern die “Auto-Einschreibung” nicht, so dass der Arbeitgeber einem Antrag auf Abschluss einer PPK-Vereinbarung oder auf Zahlung von PPK-Beiträgen für einen Arbeitnehmer, der vor dem 1. April 2023 70 Jahre alt oder mehr wird, nicht berücksichtigen kann.

Im Zusammenhang mit der “Auto-Einschreibung” erlegt das PPK-Gesetz dem Arbeitgeber zusätzliche Verpflichtungen auf, insbesondere die Verpflichtung, die Mitarbeiter über “Auto-Einschreibung”  zu informieren, gefolgt von der Verpflichtung, eine PPK-Vereinbarung für die, mit der “Auto-Einschreibung”   umfassten Personen abzuschließen und nachfolgend die PPK-Zahlungen für diese Personen zu berechnen, einzuziehen und zu leisten sowie die Verpflichtung, die Verwaltungsstelle der Finanzinstitution, welche PPK-Programm bei dem Arbeitgeber betreibt, über die Wiederaufnahme der PPK-Zahlungen zu informieren.

Zunächst sollte die Informationspflicht des Arbeitgebers erfüllt werden – und zwar bis Ende Februar 2023. Im Rahmen dieser Informationspflicht sollte der Arbeitgeber die von der “”Auto-Einschreibung” umfassten Personen über die Wiederaufnahme bzw. den Beginn der PPK-Zahlungen informieren und darauf hinweisen, dass diese Wiederaufnahme bzw. die Zahlung der PPK-Zahlungen ab dem 1. April 2023 erfolgen wird. Wenn ein Arbeitnehmer in der Altersgruppe von 18-55 Jahren, der unter die “Auto-Einschreibung” fällt, nach Erhalt der oben genannten Informationen vom Arbeitgeber, frühestens jedoch am 1. März 2023, eine Erklärung über den Verzicht auf die Zahlung von PPK-Beiträgen beim Arbeitgeber einreicht, welche vor dem Abschluss der PPK-Vereinbarung in seinem Namen eingeht, wird er nicht Teilnehmer des PPK-Systems und der Arbeitgeber muss weder die PPK-Vereinbarung in seinem Namen und zu seinen Gunsten abschließen, noch die PPK-Beiträge berechnen und zahlen.

Die Abrechnung eines Arbeitnehmers der Altersgruppe 18-55 Jahre, welcher den Verzicht auf die Zahlung von PPK-Beiträgen nicht vorgelegt hat, oder eines Arbeitnehmers der Altersgruppe 55-70 Jahre, der beim Arbeitgeber den Abschluss einer PPK-Vereinbarung in seinem Namen und zu seinem Gunsten beantragt hat, setzt hingegen voraus, dass der Arbeitgeber in Namen und zu  Gunsten eines solchen Arbeitgebers eine PPK-Vereinbarung abschließen soll. Die oben genannten Maßnahmen müssen bis Ende März 2023 durchgeführt werden. Im März 2023 sollte der Arbeitgeber die PPK-Beiträge für die Mitarbeiter, die unter die “Auto-Einschreibung” fallen, abrechnen und einziehen. Die Frist für die Einzahlung der PPK-Beiträge an die gewählte Finanzinstitution für alle Personen, die unter die “Auto-Einschreibung” fallen, ist wiederum der 1. bis 17. April 2023.

Darüber hinaus muss der Arbeitgeber die ausgewählte Finanzinstitution über den Beginn der Wiederaufnahme der PPK-Zahlungen für die PPK-Teilnehmer, d. h. Personen, für die bereits vor dem März 2023 eine PPK-Vereinbarung abgeschlossen wurde, informieren. Die letztgenannte Verpflichtung gilt nicht für Personen, die vor der “Auto-Einschreibung” keine PPK-Teilnehmer waren, sondern erst im Rahmen der “Auto-Einschreibung” PPK-Teilnehmer wurden, d. h. gilt nicht für die  Personen, in Bezugnahme auf welche der Arbeitgeber die PPK-Vereinbarung in ihrem Namen erst im März 2023 oder später abgeschlossen hat.

Wenn Sie Fragen im Zusammenhang mit der oben dargestellten Frage der “Auto-Einschreibung” haben, bitten wir Sie um Kontakt mit unserer Kanzlei.