W 2023 r. Pracodawcy powinni mieć na uwadze, że rok ten będzie pierwszym, w którym konieczne będzie dokonanie tzw. „autozapisu” w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych (dalej PPK), przy czym zgodnie z ustawa o pracowniczych planach kapitałowych z dnia 4 października 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 2215 z późn. zm., dalej ustawa o PPK) termin pierwszego „autozapisu” wyznaczony został na dzień 1 kwietnia 2023 r. Powyższy termin „autozapisu” jest taki sam dla wszystkich podmiotów zatrudniających, niezależnie od tego, kiedy zostały one objęte obowiązkiem wdrożenia PPK.
Sformułowanie „autozapis” należy rozumieć szeroko, nie tylko jako automatyczne zapisanie do programu PPK osób, które zrezygnowały z uczestnictwa w PPK przed zawarciem w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK (chodzi tu o osoby w wieku 18-55 lat, czyli osoby zapisywane do PPK automatycznie, a nie na wniosek), ale także jako wznowienie wpłat do PPK za uczestników programu, którzy wcześniej zrezygnowali z ich dokonywania.
Istotne jest przy tym, że zgodnie z ustawą o PPK wszystkie dotychczasowe (tj. złożone przez osoby zatrudnione przed dniem 1 marca 2023 r.) deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK stracą swoją „ważność” z końcem lutego 2023 r. To oznacza, że po dniu 28 lutego 2023 r. osoba zatrudniona, należąca do grupy wiekowej 18-55 lat, podlega „autozapisowi”, mimo że w poprzednim okresie złożyła deklarację o rezygnacji, a co za tym idzie zasadniczo Pracodawca powinien zawrzeć na rzecz i w imieniu takiej osoby umowę o prowadzenie PPK, co z kolei równoznaczne będzie z obowiązkiem wyliczania, poboru oraz dokonywania wpłat do PPK za taką osobę. Powyższe dotyczy także osób z ww. grupy wiekowej, które złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat w trakcie uczestniczenia w programie (tj. gdy pracodawca zawarł w imieniu i na rzecz tych osób umowę o prowadzeniu PPK, ale te osoby „wycofały się” po pewnym czasie uczestniczenia w programie poprzez złożenie stosownej deklaracji) – dla tych osób Pracodawca winien wznowić dokonywanie wpłat na PPK w ramach „autozapisu”. Nie wyklucza to jednak możliwości ponownego złożenia przez osoby z grupy wiekowej 18-55 lat nowych deklaracji o rezygnacji z uczestnictwa w PPK, z tym że takie deklaracje mogą zostać skutecznie złożone najwcześniej w dniu 1 marca 2023 r.
Z kolei jeśli chodzi o osoby zatrudnione z grupy wiekowej 55 – 70 lat, to zostaną one objęte „autozapisem” tylko jeśli dana osoba złoży Pracodawcy wniosek o zawarcie przez Pracodawcę w jej imieniu oraz na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK. Osoby, które przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 55 lat, zostaną objęte „autozapisem” tylko, jeżeli do końca lutego 2023 r. złożą wniosek o zawarcie w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK (w przypadku osób niebędących jeszcze uczestnikami PPK) albo wniosek o dokonywanie wpłat do PPK (w przypadku uczestników PPK), tzn. że w przypadku ww. osób zatrudnionych, niebędących uczestnikami PPK, potrzebny jest wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK, a w przypadku uczestników PPK, którzy zrezygnowali z dokonywania wpłat w trakcie oszczędzania w PPK – wniosek o dokonywanie wpłat do PPK. Jeśli z kolei uczestnik PPK/osoba zatrudniona w wieku 55+ złoży wniosek o dokonywanie wpłat do PPK dopiero po lutym 2023 r., np. dopiero w kwietniu 2023 r., Pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnić go na zasadach ogólnych.
Z uwagi na fakt, że grupa wiekowa 70 + nie może uczestniczyć w PPK, tej grupy osób zatrudnionych „autozapis” nie dotyczy, a zatem Pracodawca nie będzie mógł uwzględnić wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK albo o dokonywanie wpłat do PPK osoby zatrudnionej, która przed 1 kwietnia 2023 r. ukończy 70 lat.
W związku z „autozapisem” ustawa o PPK nakłada na Pracodawcę dodatkowe obowiązki, w szczególności obowiązek informacyjny względem osób zatrudnionych, a w dalszej kolejności obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla osób objętych „autozapisem”, wyliczenia, poboru i dokonywania wpłat na PPK za osoby objęte „autozapisem” oraz obowiązek poinformowania podmiotu zarządzającego instytucją finansową prowadzącą PPK o wznowieniu dokonywania wpłat na PPK.
W pierwszej kolejności winien zostać zrealizowany przez Pracodawcę obowiązek informacyjny – należy go bowiem zrealizować do końca lutego 2023 r. W ramach wskazanego obowiązku informacyjnego Pracodawca powinien poinformować osoby objęte „autozapisem” o wznowieniu / rozpoczęciu dokonywania wpłat na PPK, ze wskazaniem, że to wznowienie bądź dokonywanie wpłat na PPK nastąpi od dnia 1 kwietnia 2023 r. Jeśli po otrzymaniu od Pracodawcy powyższej informacji, najwcześniej jednak w dniu 1 marca 2023 r., osoba zatrudniona z grupy wiekowej 18-55 lat, objęta „autozapisem”, złoży Pracodawcy deklarację o rezygnacji z wpłat do PPK, która wpłynie do Pracodawcy przed zawarciem w jej imieniu umowy o prowadzenie PPK – to nie zostanie ona uczestnikiem tego programu i Pracodawca nie będzie musiał zawierać w jej imieniu i na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK, ani naliczać i odprowadzać wpłat na PPK.
Z kolei dokonywanie rozliczeń osoby zatrudnionej z grupy wiekowej 18-55 lat, która nie złożyła wyżej wskazanej deklaracji o rezygnacji z wpłat na PPK lub osoby zatrudnionej z grupy wiekowej 55 – 70 lat, która złoży Pracodawcy wniosek o zawarcie w jej imieniu oraz na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK, wymaga zawarcia przez Pracodawcę w jej imieniu i na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK. Powyższe winno nastąpić do końca marca 2023 r. W marcu 2023 r. Pracodawca nalicza i pobiera wpłaty na PPK za osoby objęte „autozapisem”. Z kolei termin na dokonanie wpłat na PPK do wybranej instytucji finansowej za wszystkie osoby objęte „autozapisem” to 1 – 17 kwietnia 2023 r. Ponadto Pracodawca winien poinformować wybraną instytucję finansową o rozpoczęciu ponownego dokonywania wpłat na PPK za uczestników PPK, czyli osoby, dla których została już przed marcem 2023 r. zawarta umowa o prowadzenie PPK. Ten ostatni obowiązek nie dotyczy osób, które przed „autozapisem” nie były uczestnikami PPK, ale zostały nimi dopiero w ramach „autozapisu” (tj. pracodawca zawarł w ich imieniu umowę o prowadzenie PPK dopiero w marcu 2023 r. lub później).
Jeżeli kwestie związane z „autozapisem” budzą Państwa wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.