Szanowni Państwo,

przypominamy, iż na podstawie art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 z późn. zm.) od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 1 stycznia 2025 roku będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń.

Jak założyć adres e-Doręczeń?

Aby skorzystać z usługi e-Doręczeń, należy założyć adres i wpisać go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. mogą to zrobić:

• u publicznego dostawcy – składając wniosek o adres do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi na Biznes.gov.pl.
• u komercyjnego dostawcy – kontaktując się bezpośrednio z jednym z kwalifikowanych dostawców usług (KDU), tj. podmiotów, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostały wpisane do rejestru dostawców usług zaufania.

Adres do e-Doręczeń po aktywacji zostaje wpisany do BAE i staje się domyślnym kanałem komunikacji z urzędami. Uwaga: Wybierając dostawcę komercyjnego, należy dodatkowo złożyć wniosek o jego dodanie do BAE.

Dodatkowo, wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń można złożyć także w ramach wniosku o zmianę wpisu w KRS:

• za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) – jeśli spółka została zarejestrowana tradycyjnie (w formie papierowej) lub w systemie PRS.
• w systemie teleinformatycznym S24 – jeśli umowę spółki zawarto na wzorcu dostępnym w S24.

Kto zarządza skrzynką e-Doręczeń?

Spółki zarejestrowane w KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki e-Doręczeń.

Administrator nie musi posiadać specjalnych uprawnień, ale ma pełny wgląd w korespondencję. Warto zatem zadbać, aby osoba pełniąca tę funkcję spełniała odpowiednie wymagania związane z dostępem do informacji objętych e-Doręczeniami.

Co grozi za brak adresu do e-Doręczeń?

Jak wspominaliśmy w naszych poprzednich wpisach, brak adresu do e-Doręczeń nie skutkuje wprawdzie bezpośrednimi sankcjami, np. w postaci grzywny, jednak może utrudnić prowadzenie działalności i wydłużyć procesy administracyjne, np. wydłużać proces obiegu korespondencji. Pamiętać też należy, że już od 01.01.2025 r. do wniosku o wpis zmian w KRS należy dołączyć oświadczenie o posiadaniu adresu do e-Doręczeń.

Kolejne etapy wdrażania regulacji o e-Doręczeniach

Kolejnym istotnym terminem w harmonogramie wdrażania systemu e-Doręczeń jest 1 lipca b.r. Od tego momentu obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń obejmie podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed końcem 2024 roku, ale jedynie w przypadku wprowadzania zmian w rejestrze.

Natomiast od 1 października 2026 r. system e-Doręczeń stanie się obligatoryjny dla wszystkich podmiotów zarejestrowanych w CEIDG.

Z kolei instytucje takie jak sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna zaczną korzystać z tego rozwiązania obowiązkowo dopiero w 2029 roku.

W razie pytań lub potrzeby wsparcia w procesie zakładania adresu do e-Doręczeń, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią.