Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy – istotne regulacje projektu ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy – istotne regulacje projektu ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw

Szanowni Państwo,

od początku września 2025 r. trwają prace nad rządowym projektem ustawy o zmianie ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (UD283). Proponowane rozwiązanie, w swojej już trzeciej odsłonie, przewiduje istotne wzmocnienie kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy (dalej jako PIP) oraz rozszerzenie obowiązków podmiotów kontrolowanych.

Poniżej przedstawiamy Państwu najważniejsze założenia projektowanych zmian w aktualnie procedowanej przez rząd wersji.

Nowa kompetencja PIP: stwierdzanie istnienia stosunku pracy.

Projekt ustawy przyznaje PIP możliwość stwierdzenia istnienia stosunku pracy w sytuacji, gdy zawarto umowę cywilnoprawną (w tym B2B), a osoba faktycznie świadczy pracę w warunkach wymagających zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Decyzja w tym zakresie, podjęta przez okręgowego inspektor pracy, będzie zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne oraz wskazanie, że został jej nadany rygor natychmiastowej wykonalności. Natychmiastowa wykonalność decyzji będzie mogła jednak zostać uchylona, jeżeli Główny Inspektor Pracy (dalej jako GIP) lub sąd uznają, że mogłaby spowodować istotne i nieodwracalne skutki dla pracodawcy lub osoby, której praw i obowiązków dotyczy. Odwołanie od decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy przysługiwać będzie do GIP za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. Strona niezadowolona z rozstrzygnięcia GIP będzie mogła wnieść odwołanie sądu pracy w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji GIP.

Co również istotne, wydanie decyzji przez inspektora pracy nie będzie mogło być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, zwłaszcza nie będzie mogło stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie pracownikowi stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. W razie stwierdzenia takiego naruszenia pracodawca będzie podlegać karze grzywny.

Dodatkowo w najnowszej wersji projektu ww. ustawy wprowadzono przepis ograniczający okres, za który inspektor będzie mógł stwierdzić istnienie stosunku pracy – nie może on być dłuższy niż 3 lata, liczone wstecz od dnia wszczęcia postępowania.

Ograniczenie uprawnienia inspektora pracy do uczestnictwa w postępowaniu o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Aktualna propozycja ustawowa zakłada wykreślenie uprawnienia PIP do wnoszenia powództw o ustalenie istnienia stosunku pracy. Inspektorzy pracy będą jedynie mogli uczestniczyć w takich postępowaniach za zgodą osoby zainteresowanej. Jednak prawo wniesienia powództwa przysługiwałoby okręgowym inspektorom pracy w toku kontroli, gdy po jej przeprowadzeniu wytoczenie powództwa będzie uzasadnione zamiast wydania decyzji. Decyzja co do wyboru danego środka będzie pozostawiona okręgowemu inspektorowi pracy.

Poszerzenie zakresu podmiotowego kontroli

W projekcie ww. ustawy przyjmuje się, że czynnościom kontrolnym poddani będą nie tylko „aktywni” pracodawcy, lecz także ci przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest lub w okresie jednego roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę prawną świadczenia tej pracy. Podmioty te będą podlegały kontroli PIP w pełnym zakresie.

Nowe środki kontrolne i obowiązki podmiotu kontrolowanego

Zdalne oględziny – inspektor pracy będzie mógł żądać przeprowadzenia oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i prac w formule online, np. przy użyciu kamery z przekazem audio-wideo,
Zdalne przesłuchane i pomoc prawna – dopuszczalne będzie zdalne przesłuchanie podmiotu kontrolowanego lub świadka z rejestracją obrazu i dźwięku. Z takiego przesłuchania sporządzany będzie protokół, zawierający najistotniejsze oświadczenia oraz zapis audio-wideo,
Kontrole zdalne – inspektorzy pracy w uzasadnionych przypadkach będą mogli prowadzić kontrole na odległość, przez środki komunikacji elektronicznej (np. wideokonferencje). Nie przewiduje się przy tym wymogu zgody podmiotu kontrolowanego na powyższe, o ile zostanie zachowany cel kontroli,
Elektroniczna wymiana dokumentów – informacje, dokumenty czy oświadczenia w sprawach delegowania pracowników będą mogły być przekazywane inspektorowi pracy także w postaci elektronicznej,
Kopie dokumentów elektronicznych – inspektorzy pracy będą mieli prawo wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, kopii dokumentów w postaci elektronicznej oraz w postaci papierowej, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego.

Nowe formy decyzji, wystąpień i poleceń.

Decyzje i wystąpienia będą mogły być wydawane przez inspektorów pracy zarówno na piśmie (papierowo), jak i elektronicznie. Ustna decyzja dopuszczalna będzie tylko w ściśle określonych przypadkach,
Decyzje ustne lub polecenia będą mogły być wydane przez inspektorów pracy w celu usunięcia uchybień, wykrytych podczas kontroli, jeśli można je usunąć w jej trakcie.

Zmiany w ustawach pokrewnych, w szczególności:

w Kodeksie postępowania cywilnego przewidziano m.in. dostosowanie procedury do instytucji decyzji okręgowego inspektora pracy, stwierdzającej istnienie stosunku pracy, regulację postępowań odwoławczych i terminów ich wniesienia do właściwego sądu rejonowego oraz możliwość zakończenia sprawy w drodze ugody sądowej za zgodą GIP,
w Kodeksie pracy oraz Kodeksie postępowania w sprawach o wykroczenia podwyższono wysokość kar grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika oraz kar grzywny w postepowaniu mandatowym nakładanych przez PIP: odpowiednio do 60 000 PLN (a w określonych ustawą przypadkach nawet do 90 000 PLN) oraz do 5000 PLN (a w określonych ustawą przypadkach nawet do 10 000 PLN).

Przepisy przejściowe

Postępowania kontrolne wszczęte przed wejściem w życie nowych regulacji będą kontynuowane według dotychczasowych przepisów. Aktualnie zakłada się, że zmiany wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. Będziemy jednak na bieżąco śledzić publikacje, czy w tym zakresie nastąpią jeszcze zmiany.

Nasze rekomendacje

Omawiany projekt nowelizacji wprowadza szereg istotnych zmian, od rozszerzenia uprawnień kontrolnych PIP i nowych mechanizmów działania (w tym zdalnych kontroli), przez możliwość administracyjnego stwierdzania istnienia stosunku pracy, po wyższe kary za naruszenia norm prawa pracy. Z oczywistych względów budzą one poważne obawy przedsiębiorców, dotyczące wzrostu ryzyka oraz ograniczenia elastyczności zatrudnienia.

W odpowiedzi na te wyzwania nasza Kancelaria, we współpracy z ABC TAX, który świadczy usługi doradztwa podatkowego, zapewnia naszym Klientom kompleksowe wsparcie dla firm, obejmujące:

szkolenia dotyczące nowych uprawnień PIP,
wstępny audyt w zakresie przygotowania przedsiębiorstwa do zmian,
konsultacje i bieżące doradztwo.

Jeżeli mają Państwa pytania lub potrzebę wsparcia, zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią.