Szanowni Państwo,

pragniemy poinformować, iż już w dniu 10 grudnia 2023 r. dla części przedsiębiorców, w związku z regulacją Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 285 z późn. zm.; dalej jako Ustawa), zaktualizuje się obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.

Czym zatem są e-doręczenia i dlaczego przedsiębiorcy muszą posiadać elektroniczny adres do doręczeń?

E-doręczenia to cyfrowa forma komunikacji obywateli oraz przedsiębiorców z administracją publiczną (podmiotami publicznymi). Nowa forma ma być równoważna z dotychczasową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub z doręczeniem osobistym i w założeniu ma wyeliminować obieg papierowej korespondencji. W związku z tym przedsiębiorca musi założyć adres elektroniczny, aby organy publiczne mogły kontaktować się z nim przy użyciu skrzynki e-doręczeń.

Zgodnie z zapisami Ustawy od dnia 10 grudnia 2023 r. do posiadania elektronicznego adresu do doręczeń zobowiązane będą takie podmioty jak:

• osoby fizyczne wykonujące czynnie następujące zawody: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz,
• podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego od dnia 10 grudnia 2023 roku,

Następnie od dnia 1 stycznia 2024 r. wskazanym wyżej obowiązkiem będą objęci przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po dniu 31 grudnia 2023 r.

Najpóźniej od dnia 10 marca 2024 r., ale co do zasady w dniu wpisu ich adresu do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych, przedmiotowy obowiązek obejmie także podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed dniem 10 grudnia 2023 roku.

Natomiast od dnia 1 października 2026 r. przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed dniem 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniali danych w CEIDG od dnia 30 września 2025 r. do dnia 30 września 2026 r., objęci zostaną obowiązkiem e-doręczeń. Jeśli natomiast w podanym okresie dokonają zmian we wskazanym wyżej rejestrze, to zostaną objęci powyższym obowiązkiem w dniu wpisu ich adresu do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych.

Obowiązkiem e-Doręczeń nie będą objęci przedsiębiorcy zagraniczni (niewpisani do KRS), prowadzący działalność w Polsce. Natomiast spółka, która prowadzi działalność w Polsce, może uzyskać taki adres, jeżeli posiada polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).

Na potrzeby e-doręczeń utworzona została baza adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji.

Warto wspomnieć, iż cały czas Rząd zachęca przyszłych uczestników systemu e-doręczeń do skorzystania z okazji i wzięcia udziału w testach. Powyższe testy mają za zadanie pozwolić przedsiębiorcy lepiej przygotować się do nadchodzącej zmiany i ewentualnie skorygować istniejące wewnętrzne procedury.

Jak założyć elektroniczny adres do doręczeń?

• ustal w jakiej grupie podmiotów, wskazanych w opisanym wyżej harmonogramie wdrożenia e-doręczeń, się znajdujesz,
• złóż wniosek online o utworzenie adresu do e-doręczeń na stronie biznes.gov.pl (jeśli zakładasz adres u prywatnego dostawcy, musisz także złożyć wniosek o dodanie adresu do BAE),
• następnie urząd sprawdzi Twój wniosek pod kątem tego, czy jest kompletny i prawidłowy, (możesz zostać wezwany do uzupełnienia braków formalnych w ciągu 7 dni),
• po prawidłowej weryfikacji wniosku, Minister Cyfryzacji stworzy adres i skrzynkę do e-doręczeń, a Ty otrzymasz maila na podany w swoim wniosku adres mailowy (nie jest to adres do e-doręczeń) z instrukcją jak aktywować adres do e-doręczeń,
• aktywuj skrzynkę i adres do e-doręczeń (powinien to zrobić administrator skrzynki e-doręczeń),
• następnie Minister Cyfryzacji wpisze Twój adres do e-doręczeń do BAE, o czym zostaniesz powiadomiony mailowo na skrzynkę e-doręczeń,
• jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do KRS musisz wyznaczyć także administratora skrzynki, a jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanych do CEIDG możesz zarządzać skrzynką sam lub wyznaczyć administratora.

Założenie i korzystanie ze skrzynki e-doręczeń jest bezpłatne. Natomiast, jeżeli wyznaczyłeś pełnomocnika (niebędącego członkiem rodziny), jesteś zobowiązany do dokonania opłaty skarbowej za udzielone pełnomocnictwo.

Otrzymanie wiadomości na adres do doręczeń elektronicznych

Gdy aktywujesz skrzynkę, będziesz otrzymywać za jej pośrednictwem korespondencję od podmiotów, które używają e-doręczeń. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres.  Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE dokonywany jest na okres 3 lat (z możliwością przedłużenia) w  stosunku do osób fizycznych, a w przypadku pozostałych podmiotów – bezterminowo.

Dostawca usług e-doręczeń jest zobowiązany do powiadamiania adresatów o gotowości przesyłki do odbioru. Przedsiębiorca powinien zostać poinformowany na adres e-mail o oczekującej w skrzynce e-doręczeń korespondencji – taka informacja (awizacja) będzie wysyłana tylko raz z momentem wpływu korespondencji na skrzynkę. W momencie awizacji przesyłki rozpoczyna bieg 14-dniowy termin do odbioru doręczonego w ten sposób pisma.

Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata, posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres i ma możliwość zapoznania się z jego treścią. Ustawodawca zrezygnował z potwierdzania odbioru przesyłki podpisem kwalifikowanym.  Natomiast, w przypadku braku odbioru pisma w terminie 14-dniowym, zastosowanie ma fikcja doręczenia. W związku z tym należy pamiętać o regularnym logowaniu się do skrzynki e-doręczeń od momentu jej założenia.

Konsekwencje braku adresu do doręczeń elektronicznych

Aktualnie ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje sankcji za brak adresu do doręczeń elektronicznych. Jednak zaniechanie tego obowiązku co najmniej może wydłużyć proces załatwiania spraw w urzędach i tym samym utrudnić funkcjonowanie firmy na rynku. Co prawda w sytuacji braku założenia odpowiedniej skrzynki do e-doręczeń, ustawa przewiduje tzw. usługę hybrydową, tj. doręczanie korespondencji poprzez drukowanie i dostarczanie elektronicznych listów przez operatora – Pocztę Polską. Niemniej jednak, drukowana forma dokumentu podpisanego elektronicznie oznacza, że dokument nie będzie opatrzony podpisem elektronicznym, co w praktyce uniemożliwi skuteczną weryfikację autentyczności danego wydruku, np. przez banki, ubezpieczalnie czy organy administracji publicznej. Tym samym można sobie wyobrazić, że dla podmiotów nieposiadających skrzynek do e-doręczeń niemożliwe będzie świadczenie niektórych usług przez instytucje finansowe czy ubezpieczeniowe. Dodatkowo w przypadku podmiotów zarejestrowanych w KRS posiadanie adresu do e-doręczeń może okazać się dodatkowo konieczne, z uwagi na treść art. 47 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z którym  podmioty podlegające obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców są obowiązane zgłaszać dane oraz zmiany danych, wymienionych w art. 38 ww. ustawy, wśród których wskazywany jest aktualnie m.in. „adres”. Nie jest wprawdzie tu mowa wprost o adresie do e-doręczeń, ale według przekazanych nam telefonicznie informacji Ministerstwo Cyfryzacji wraz z Ministerstwem Sprawiedliwości analizują jeszcze kwestie ew. objęcia tą regulacją także adresu do e-doręczeń.

W związku z powyższym zalecamy założenie skrzynki do e-doręczeń przez przedsiębiorców, objętych tym obowiązkiem, optymalnie jeszcze przed wejściem wskazanego obowiązku w życie (aby uniknąć problemów technicznych, np. z logowaniem, z uwagi na nadmierne obciążenie serwerów).

W przypadku ewentualnych pytań odnośnie szczegółowych regulacji Ustawy, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.