Do 17 grudnia 2021 r. Polska zobowiązana jest do implementacji przepisów przyjętej w październiku 2019 r. Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii, potocznie zwana dyrektywą o ochronie sygnalistów („Dyrektywa”).

Dyrektywa dąży do objęcia ochroną osób, które w związku ze swoją aktywnością zawodową napotykają i ujawniają działania niezgodne z prawem (tzw. sygnalistów).

Projekt odpowiedniej ustawy nie jest jeszcze gotowy, tym niemniej na podstawie Dyrektywy można wskazać kluczowe kwestie, związane z obowiązkiem wprowadzenia przez przedsiębiorców nowych mechanizmów, gwarantujących ww. ochronę.

Kto będzie objęty  obowiązkami wynikającymi z implementacji Dyrektywy ?

Obowiązki wynikające z implementacji Dyrektywy obejmą zarówno sektor publiczny jak i przedsiębiorstwa sektora prywatnego. Poza określonymi wyjątkami, w szczególności w obszarze usług finansowych, małe przedsiębiorstwa i mikroprzedsiębiorstwa są zasadniczo zwolnione z obowiązku ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości i podejmowania działań następczych dotyczących takich zgłoszeń.

Implementowane regulacje (poza sektorem publicznym) dotkną zatem średnich i dużych przedsiębiorców, z uwzględnieniem poniższych terminów:

• Dla całego sektora publicznego oraz przedsiębiorców z sektora prywatnego, zatrudniających powyżej 250 osób obowiązuje jeden wspólny termin na wdrożenie mechanizmów przewidzianych w Dyrektywie: do 17 grudnia 2021,
• Przedsiębiorstwa poniżej 250 zatrudnionych obowiązuje z kolei termin do 17 grudnia 2023 roku.

Co będzie stanowić główny obowiązek przedsiębiorców?

Do zadań przedsiębiorcy będzie należeć w szczególności:

• zapewnienie odpowiedniego stopnia ochrony tzw. sygnalistów,
• ustanowienie wewnętrznych kanałów przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach,
• opracowanie procedur przyjmowania i obsługi ww. zgłoszeń,
• określenie zasad i kompetencji do podejmowania działań następczych i postępowań wyjaśniających.

Koniecznym będzie zatem opracowanie stosownych procedur i dokumentów o charakterze formalnym,  a także podjęcie dodatkowego  wysiłku organizacyjnego, jak i przeprowadzenie dodatkowych szkoleń dla kadry zarządzającej i personelu, tak  by odpowiednio przygotować personel przedsiębiorcy do wypełniania ww. obowiązków.

Kim jest sygnalista (ang. Whistleblower)?

Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia nieprawidłowości, bądź wątpliwości etyczne, dotyczące zachowań, działań czy zjawisk zachodzących w miejscu pracy.

Sygnalistami zostać mogą:

• pracownicy niezależnie od podstawy zatrudnienia, w tym osoby samozatrudnione, wolontariusze i stażyści;
• członkowie struktur korporacyjnych spółki, w tym jej udziałowcy lub akcjonariusze oraz członkowie organów zarządzających i nadzorczych;
• pracownicy zewnętrznych współpracowników danego podmiotu, tj. wykonawców, podwykonawców oraz dostawców.

Dyrektywa wymaga od państw członkowskich zapewnienia ochrony prawnej także osobom rodzinnie, gospodarczo lub faktycznie związanym z sygnalistą, jeżeli grożą im negatywne konsekwencje w związku z dokonanym zgłoszeniem.

Czym jest zgłoszenie nieprawidłowości (ang. Whistleblowing)?

Zgłoszenie nieprawidłowości (ang. whistleblowing) to rodzaj „etycznego sygnalizowania”, tj. informowania o nieprawidłowościach w miejscu pracy w imię wyższego dobra. Whistleblowing polega zatem na ujawnianiu nieprawidłowości, działań nielegalnych, nieuczciwych lub zakazanych, do których dochodzi w miejscu pracy.

Jaki jest zakres przedmiotowy Dyrektywy?

Zakres przedmiotowy Dyrektywy jest ograniczony, jednak może zostać rozszerzony przez ustawodawcę krajowego. Obejmuje on naruszenia przepisów wynikających z aktów prawnych UE z takich obszarów jak m.in.

• zamówienia publiczne,
• usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu brudnych pieniędzy i finansowanie terroryzmu;
• bezpieczeństwo produktów oraz ich zgodność z wymogami;
• bezpieczeństwo transportu;
• ochrona środowiska;
• zdrowie publiczne;
• bezpieczeństwo żywności;
• ochrona konsumentów oraz ochrona prywatności i danych osobowych.

Ochronie podlegają również naruszenia interesów finansowych UE oraz naruszenia dot. rynku wewnętrznego.

Jakie mechanizmy ochrony Sygnalistów przewiduje Dyrektywa?

Najważniejszym wyzwaniem, z jakim zmierzą się przedsiębiorcy po implementacji Dyrektywy, będzie dostosowanie lub utworzenie w strukturach wewnętrznych kanałów i procedur zgłaszania nieprawidłowości. Wewnętrzne kanały zgłoszeniowe powinny być skonstruowane tak, aby chroniły tożsamość sygnalisty przed ujawnieniem osobom spoza dedykowanego zespołu merytorycznego. Ponadto, umiejscowienie kanałów zgłoszeniowych i osób odpowiedzialnych za ich obsługę w organizacji powinno zapewniać rozpatrywanie zgłoszeń w warunkach bezstronności.

Dyrektywa przewiduje trójstopniowy model ścieżek zgłoszeniowych, z których skorzystać mogą sygnaliści:

• wewnętrzne kanały zgłoszeniowe w ramach struktur wewnętrznych danej organizacji sektora prywatnego lub publicznego;
• zewnętrzne kanały zgłoszeniowe w ramach wyznaczonych w tym celu organów administracji publicznej;
• ujawnienie publiczne poprzez podanie informacji o naruszeniach do publicznej wiadomości.

Dyrektywa wymaga również, aby sygnalista otrzymał potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni oraz informację o podjętych lub planowanych działaniach wraz z uzasadnieniem w terminie do 3 miesięcy. Przedsiębiorca powinien prowadzić rejestr otrzymanych zgłoszeń, niezależnie od wyniku ewentualnych dalszych czynności wyjaśniających.

Jak nasza Kancelaria może pomóc?

Możemy Państwa wesprzeć w następujących aspektach:

• ustalenie kanałów zgłaszania nieprawidłowości,
• opracowanie projektów wewnętrznej polityki i procedur zgłaszania naruszeń przez sygnalistów oraz dokumentów formalnych związanych z implementacją tych procesów w Państwa przedsiębiorstwie.
• dodatkowo oferujemy organizację szkoleń dla kadry kierowniczej / osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpoznawanie zgłoszeń oraz
• przygotowanie materiałów informacyjnych dla osób biorących udział w szkoleniu / personelu przedsiębiorcy.