Szanowni Państwo,
prawo do prywatności oraz ochrony danych osobowych jest zagwarantowane w Konstytucji RP . Zasady przetwarzania danych osobowych i prawa osób fizycznych, których dane są albo mogą być przetwarzane, uregulowano nie tylko w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym potocznie RODO, ale także w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa) oraz w licznych przepisach prawa krajowego, wdrażających regulacje RODO w polskim porządku prawnym.
Poniżej przedstawiamy opublikowane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (dalej jako UODO) wytyczne w zakresie procesu rekrutacji pracowników, które wskazują jakie dane osobowe pracodawca może pozyskać od kandydata do pracy, aby na ich podstawie była możliwa ocena, czy dana osoba spełnia kryteria niezbędne do objęcia stanowiska, o które się ubiega.
Zakres danych osobowych żądanych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (kandydata)
Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych wskazanych w art. 221 § 1 kodeksu pracy i obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca może żądać podania wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Katalog danych, które mogą być przetwarzane w procesie rekrutacji przez pracodawcę jest zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może przetwarzać danych, które wykraczają poza ten zakres.
Żądanie przez pracodawcę podania innych danych osobowych niż określone powyżej, dopuszczalne jest wyłącznie, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Należy wskazać, że na przetwarzanie wyżej wymienionych danych osobowych kandydata nie jest potrzebna zgoda. Dotychczasowa praktyka zamieszczania w liście motywacyjnym bądź w CV zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych co do zasady nie jest właściwa. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy może być niezbędna jedynie w określonych sytuacjach, np. kandydat może zgodzić się na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany okres czasu.
Przetwarzanie danych niewymaganych
Pracodawca nie może żądać od kandydata danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w kodeksie pracy, w szczególności takich, które nie mają związku z celem, jakim jest zatrudnienie pracownika. Przykładem danych osobowych, których pracodawca nie może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest informacja o toczących się i niezakończonych postępowaniach karnych oraz o ich przebiegu. Tego typu informacje nie mieszczą się w katalogu danych, które mogą być przez niego przetwarzane.
Dość często zdarza się jednak, że osoby kandydujące do pracy przekazują z własnej inicjatywy więcej danych, niż jest to wskazane w kodeksie pracy. Zatem o ile kandydat sam z własnej woli zechce udostępnić dodatkowe informacje na swój temat, np. zdjęcie obejmujące jego wizerunek, to wyrażona przez niego zgoda na ich przetwarzanie będzie elementem legalizującym przetwarzanie tych danych na potrzeby naboru prowadzonego przez pracodawcę. W takiej sytuacji dane osobowe kandydata, o ile nie należą do szczególnej kategorii danych osobowych, są przetwarzane przez potencjalnego pracodawcę na podstawie zgody kandydata, która może polegać na oświadczeniu bądź zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, godzi się na przetwarzanie jej danych osobowych, które sama dobrowolnie przekazała.
Warto również dodać, że pracodawca nie może sugerować kandydatowi do pracy zakresu innych danych, które z własnej woli kandydat miałby przekazywać.
Zakończenie rekrutacji
Jeżeli cel przetwarzania danych osobowych związany z rekrutacją, w związku z którą pozyskano dane, ustaje to dane te nie powinny być dłużej przetwarzane. Jednocześnie administrator danych osobowych (pracodawca) musi ocenić, czy nie wystąpią inne cele i podstawy prawne uzasadniające ich przetwarzanie (np. archiwizacja). Ponadto w przypadku gdy toczy się spór związany z niezatrudnieniem danego kandydata jest jeszcze kwestia przetwarzania jego danych osobowych w celu dochodzenia bądź obrony przed dochodzonymi roszczeniami.
Pracodawca administratorem
Zgodnie z art. 5 RODO, administrator powinien przetwarzać dane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której one dotyczą. Powinien też zbierać je w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie wykorzystywać ich w sposób niezgodny z tymi celami. Jednocześnie RODO zobowiązuje go, by pozyskując dane osobowe, w sposób jasny, przejrzysty i zrozumiały informował m.in. o pełnej nazwie i adresie swojej siedziby, o celu i podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, a także o okresie, przez który zebrane dane będą przechowywane. Pracodawca ma obowiązek poinformować kandydata do pracy o tych okolicznościach w sposób jasny, czytelny i łatwo dostępny w chwili pozyskiwania od niego danych osobowych . Może to zrobić, np. w treści ogłoszenia o pracę lub w informacji zwrotnej do kandydata bezpośrednio po otrzymaniu od niego aplikacji do pracy.