Szanowni Państwo,

tak jak już informowaliśmy, w dniu 13 października 2022 r. weszły w życie przepisy ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, które m.in. nałożyły na zarządy spółek z o.o. oraz spółek akcyjnych obowiązek protokołowania uchwał Zarządów.

Nowelizacja kodeksu spółek handlowych nie wprowadziła przy tym odmiennej regulacji dla zarządów jednoosobowych, w związku z czym naszym zdaniem należy przyjąć, że wyżej wskazane zasady dotyczące protokołowania uchwał Zarządu, będą miały zastosowanie zarówno do zarządów wieloosobowych, jak i jednoosobowych.

Protokół powinien zawierać:

• porządek obrad,
• imiona i nazwiska obecnych członków zarządu,
• liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały.
• zaznaczenie zdania odrębnego, jeżeli takie zostało zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.

Protokół z posiedzenia Zarządu podpisuje co najmniej członek zarządu, prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki (statut w spółkach akcyjnych) lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Powyższe wymogi znajdą również zastosowanie do protokołowania uchwał rady nadzorczej w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednocześnie zwracamy uwagę, że obowiązek protokołowania uchwał organów istniał już wcześniej w odniesieniu do prostych spółek akcyjnych.

Ze względu na brak zarówno wyraźnej regulacji ustawowej, jak i wypracowanej praktyki oraz orzecznictwa, obecnie trudno jednoznacznie określić, jakie konsekwencje prawne będzie niosło niedopełnienie obowiązków w zakresie protokołowania uchwał Zarządu. Warto jednak pamiętać, że prawidłowe protokołowanie uchwał organów spółek ma istotne znaczenie  dowodowe – w przypadku ewentualnego sporu o różnej naturze, np. miedzy Spółką a członkiem lub byłym członkiem Zarządu, może pojawić się problem z prawidłowym wykazaniem podjęcia danej uchwały w przypadku braku stosownego protokołu z posiedzenia Zarządu. Nie bez znaczenia jest także wprowadzona nowelizacją zasada dotycząca zaznaczania w protokole zdania odrębnego wraz z jego ewentualnym umotywowaniem, jeżeli takie zdanie zostało zgłoszone przez członka zarządu, gdyż w konkretnym przypadku może nawet służyć wyłączeniu odpowiedzialności członka zarządu za szkodę wyrządzoną spółce.

Warto także mieć na uwadze fakt, że prawidłowo zaprotokołowane uchwały Zarządu stanowią potwierdzenie tego, że dana spółka dopełnia wszystkich obowiązków nakładanych przez prawo. Taki fakt może w przyszłości pozytywnie wpływać np. na pozyskiwanie potencjalnych inwestorów, ponieważ będzie świadczył o tym, że Zarząd w sposób prawidłowy i rzetelny wywiązuje się ze swoich obowiązków.

Na marginesie wskazujemy, że wprowadzony ww. nowelizacją obowiązek protokołowania odnosi się do uchwał, a nie zarządzeń Zarządu, które mają wyłącznie charakter wykonawczy. Tym niemniej również w przypadku zarządzeń Zarządu zalecamy  – dla celów dowodowych –  ich przygotowywanie w formie pisemnej lub co najmniej dokumentowej.

W ramach wyżej opisanych, nowych obowiązków po stronie Zarządu, oferujemy Państwu wsparcie prawne polegające na przygotowaniu dla Państwa wzoru protokołu z posiedzenia Zarządu, który następnie będą mogli Państwo wykorzystać na ww. posiedzeniach. Jeżeli natomiast Zarząd w Państwa spółce jest wieloosobowy, doradzamy zawrzeć odpowiednie regulacje dotyczące sporządzania i podpisywania protokołów w regulaminie Zarządu. Zapraszamy do kontaktu!